Miért van szükség vállalati közösségi média használati szabályzatra?
Még a köztudottan igen liberális szabályok szerint működő Nokia is rendelkezik vállalati közösségi média használati szabályzattal. Szükségességét Molly Schonthal, a Nokia észak-amerikai közösségi média kommunikációjáért felelős szakembere röviden így foglalja össze: „Mi is számos útmutatót és szabályzatot állítottunk össze, de nem azért, mert ellenőrizni akarjuk a dolgokat, hanem mert amikor egy ember elkezd ezekkel az eszközökkel foglalkozni, szeretné tudni, hogy mi ajánlott és mi nem.”1
Minden nagyobb vállalatnak van valamilyen kommunikációs szabályzata, előírása, amely megfogalmazza a vállalat alkalmazottaival szembeni elvárásait, amikor azok például telefonálnak, vagy leveleznek. Mivel a kommunikáció egyre jelentősebb része tevődik át a hagyományos csatornákról az internetre (és egyre inkább a közösségi médiumok irányába), fontos, hogy a vállalatok módosítsák meglévő kommunikációs szabályzatukat, illetve, hogy létrehozzanak egy külön a közösségi média használatára vonatkozó szabályzatot. A munkavállalóknak tisztában kell lenniük a legújabb kommunikációs eszközök használatának szabályaival és, hogy az adott vállalat milyen követelményeket támaszt velük szemben azok használata során.
Minden nagyobb vállalatnak van valamilyen kommunikációs szabályzata, előírása, amely megfogalmazza a vállalat alkalmazottaival szembeni elvárásait, amikor azok például telefonálnak, vagy leveleznek. Mivel a kommunikáció egyre jelentősebb része tevődik át a hagyományos csatornákról az internetre (és egyre inkább a közösségi médiumok irányába), fontos, hogy a vállalatok módosítsák meglévő kommunikációs szabályzatukat, illetve, hogy létrehozzanak egy külön a közösségi média használatára vonatkozó szabályzatot. A munkavállalóknak tisztában kell lenniük a legújabb kommunikációs eszközök használatának szabályaival és, hogy az adott vállalat milyen követelményeket támaszt velük szemben azok használata során.
Minden közösségi média használatáról szóló szabályzatnak legalább a bevezetőjében érdemes röviden összefoglalni, hogy mi a közösségi média külső/belső vállalati kommunikáción belüli szerepe, mi az adott vállalat stratégiai célja a közösségi médián történő szereplésével, az alkalmazások használatával. Ezek után minél közérthetőbben meg kell fogalmazni a közösségi média használati szabályokat, irányelveket tehát, hogy az alkalmazottak a vállalat munkatársaként mit tehetnek és mit nem a közösségi média alkalmazásain. Miért? Hogy elkerülhetők legyenek az ilyen esetek:2
A vállalati közösségi média használati szabályzat alapelvei
Az egyik legnagyobb nemzetközi jogi iroda, a Jones Day elektronikus kommunikációs kérdésekre specializálódott szakértője, Steven C. Bennett néhány pontban összegyűjtötte a vállalati közösségi média használati szabályok, irányelvek szerinte legszükségesebb elemeit.3
Kompetencia: tájékoztatni kell az alkalmazottakat arról, hogy csak akkor használják a közösségi média eszközeit, ha tisztában vannak azok működési alapelveivel. Érdemes rendszeres képzéssel megismertetni ezen eszközöket és technológiákat a munkatársakkal. Ragaszkodni kell ahhoz, hogy az alkalmazottak átgondoltan, felelősségteljesen cselekedjenek ezen alkalmazások használata során. A vállalatnak felelősségteljességre kell ösztönöznie a dolgozóit, elmagyarázva a főbb kockázatokat, veszélyeket, és a közösségi média alkalmazásain történő nemkívánatos cselekmények várható szankcióit, következményeit.
Cél: emlékeztetni kell a munkatársakat, hogy a közösségi média eszközein, munkaidőben történő kommunikáció nem lehet személyes célú, csak munkával kapcsolatos célja lehet. Egyértelműen meg kell fogalmazni, hogy a közösségi média használata nem történhet a munkával kapcsolatos kötelezettségek teljesítésének rovására. Figyelmeztetni kell a munkavállalókat, hogy a közösségi médián publikált információk (általában) elérhetők a potenciális és meglévő ügyfelek, az üzleti partnerek, a versenytársak számára is. El kell kerülni ezen eszközök céltalan vállalati alkalmazását: javasolni kell a munkatársaknak, hogy mielőtt bármilyen ilyen jellegű vállalati eszközt is használnak, tegyék fel a kérdést: „hogyan fogom ezzel elősegíteni a cég jobb eredményességét, hatékonyságát?”
Tisztelet: tájékoztatni kell a munkavállalókat arról, hogy nem használhatják a közösségi média felületeket arra, hogy munkatársaikat, főnökeiket, vagy bárkit zaklassanak, megfenyegessenek, rágalmazzanak, becsméreljenek, vagy gyűlölködjenek vele kapcsolatban. Megfontolandó, hogy megtiltásra kerüljön, hogy az alkalmazottak egymásról – a másik beleegyezése nélkül – bármilyen véleményt vagy tartalmat publikálhassanak.
Becsületesség: emlékeztetni kell a dolgozókat arra, hogy a vállalat minden helyzetben és időben etikus és becsületes magatartást vár el az összes munkatársától. Ennek megfelelően minden a közösségi médián megjelentetett publikációnak és véleménynyilvánításnak etikusnak és félreérthetetlennek kell lennie. Kötelezni kell a munkatársakat, hogy a vállalathoz bármilyen módon köthető internetes megjelenésük során a valós személyazonosságukat használják.
Megfelelő tartalmak: emlékeztetni kell a munkavállalókat, hogy az elektronikus eszközökön munkaidőben történő kommunikáció és különösen a közösségi média eszközein munkaidőben történő kommunikáció megfelelő professzionalizmust kell, hogy visszatükrözzön, megfelelő hangnemet használva. Így például a vulgáris, mást megalázó viccek nem megengedettek.
Kompetencia: tájékoztatni kell az alkalmazottakat arról, hogy csak akkor használják a közösségi média eszközeit, ha tisztában vannak azok működési alapelveivel. Érdemes rendszeres képzéssel megismertetni ezen eszközöket és technológiákat a munkatársakkal. Ragaszkodni kell ahhoz, hogy az alkalmazottak átgondoltan, felelősségteljesen cselekedjenek ezen alkalmazások használata során. A vállalatnak felelősségteljességre kell ösztönöznie a dolgozóit, elmagyarázva a főbb kockázatokat, veszélyeket, és a közösségi média alkalmazásain történő nemkívánatos cselekmények várható szankcióit, következményeit.
Cél: emlékeztetni kell a munkatársakat, hogy a közösségi média eszközein, munkaidőben történő kommunikáció nem lehet személyes célú, csak munkával kapcsolatos célja lehet. Egyértelműen meg kell fogalmazni, hogy a közösségi média használata nem történhet a munkával kapcsolatos kötelezettségek teljesítésének rovására. Figyelmeztetni kell a munkavállalókat, hogy a közösségi médián publikált információk (általában) elérhetők a potenciális és meglévő ügyfelek, az üzleti partnerek, a versenytársak számára is. El kell kerülni ezen eszközök céltalan vállalati alkalmazását: javasolni kell a munkatársaknak, hogy mielőtt bármilyen ilyen jellegű vállalati eszközt is használnak, tegyék fel a kérdést: „hogyan fogom ezzel elősegíteni a cég jobb eredményességét, hatékonyságát?”
Tisztelet: tájékoztatni kell a munkavállalókat arról, hogy nem használhatják a közösségi média felületeket arra, hogy munkatársaikat, főnökeiket, vagy bárkit zaklassanak, megfenyegessenek, rágalmazzanak, becsméreljenek, vagy gyűlölködjenek vele kapcsolatban. Megfontolandó, hogy megtiltásra kerüljön, hogy az alkalmazottak egymásról – a másik beleegyezése nélkül – bármilyen véleményt vagy tartalmat publikálhassanak.
Becsületesség: emlékeztetni kell a dolgozókat arra, hogy a vállalat minden helyzetben és időben etikus és becsületes magatartást vár el az összes munkatársától. Ennek megfelelően minden a közösségi médián megjelentetett publikációnak és véleménynyilvánításnak etikusnak és félreérthetetlennek kell lennie. Kötelezni kell a munkatársakat, hogy a vállalathoz bármilyen módon köthető internetes megjelenésük során a valós személyazonosságukat használják.
Megfelelő tartalmak: emlékeztetni kell a munkavállalókat, hogy az elektronikus eszközökön munkaidőben történő kommunikáció és különösen a közösségi média eszközein munkaidőben történő kommunikáció megfelelő professzionalizmust kell, hogy visszatükrözzön, megfelelő hangnemet használva. Így például a vulgáris, mást megalázó viccek nem megengedettek.
Bizalmas információk: egyértelműen kommunikálni kell, hogy az alkalmazottaknak minden, a vállalat bizalmas információira vonatkozó szabályt, irányelvet, be kell tartani. Meg kell tiltani, hogy bizalmas, szerzői jog által védett, vagy más módon jogilag védett információ publikálásra kerüljön bármilyen közösségi média felületen. Egyes esetekben például a vállalat bizonyos területeiről készült fotók vagy videók publikálása is korlátozandó, vagy kifejezett engedélyhez kötendő.
Jogi nyilatkozatok: emlékeztetni kell a munkavállalókat (a vezetőket különösen), hogy minden – nem a vállalat által hivatalosan használt – közösségi média felületen jelezzék, hogy az általuk ott közölt információk a saját véleményüket és nem a vállalat véleményét tükrözik. Ezeken a nem a vállalat által hivatalosan használt közösségi média felületeken meg kell tiltani a vállalat logójának és egyéb szerzői joggal védett tartalmainak az alkalmazását, publikálását – kivéve, ha ezt a vállalat írásban kifejezetten engedélyezi.
Adatvédelmi szempontú jogi korlátozások: közérthetően meg kell fogalmazni egy olyan szabályt, amely kimondja, hogy az alkalmazottnak nincs joga adatvédelmi szempontból korlátozni a hozzáférést az olyan információkhoz, amiket a vállalat informatikai eszközein vagy azokon keresztül ő maga kapott, készített, letöltött, megszerzett, megtekintett, eltárolt, vagy bármely más módon elért. Emlékeztetni kell a munkavállalókat, hogy a vállalat tulajdonát képezi a munkavállaló által a vállalat hardverein, szoftverein található és valaha előállított minden fájl és adat, valamint, hogy a vállalatnak bármikor joga van ezeket a fájlokat és adatokat áttekinteni – a munkavállaló előzetes beleegyezése nélkül.
Fel kell készülni a peres eljárásokra: a vállalatnak fel kell készülnie az olyan esetekre, amelyek rendezése már csak peres eljárás útján történhet meg. Ki kell találni azokat az eljárásokat, technikákat, amivel biztosítható, hogy a dinamikusan változó közösségi média oldalakon lévő adatok milyen módon menthetők le, biztosíthatók egy esetleges jogvita esetén. (Pl. értesíteni kell az adott közösségi médiumot, hogy mentse el a szükséges adatokat.)
Szankciók, fegyelemi eljárások: meg kell értetni a dolgozókkal, hogy a vállalati közösségi média szabályzat bármilyen módon történő megsértése fegyelmi eljárást vonhat maga után és akár a munkavállaló elbocsátását is eredményezheti. Fontos a szabályzat egységes alkalmazása és az alkalmazáshoz szükséges technikai eszközök és a humán erőforrás(ok) biztosítása. Időnként ellenőrizni kell a szabályzat betartását.
Módosítás: fenn kell tartani a jogot arra, hogy módosítható, hatályon kívül helyezhető, vagy más szabályzattal helyettesíthető legyen a teljes szabályzat vagy annak bármely része. Meghatározott időnként ellenőrizni kell, hogy az érvényben lévő szabályzat még mindig megfelel-e a kitűzött céloknak. Jelezzük, hogy az esetleges módosításokról tájékoztatjuk a munkavállalókat.
Jogi nyilatkozatok: emlékeztetni kell a munkavállalókat (a vezetőket különösen), hogy minden – nem a vállalat által hivatalosan használt – közösségi média felületen jelezzék, hogy az általuk ott közölt információk a saját véleményüket és nem a vállalat véleményét tükrözik. Ezeken a nem a vállalat által hivatalosan használt közösségi média felületeken meg kell tiltani a vállalat logójának és egyéb szerzői joggal védett tartalmainak az alkalmazását, publikálását – kivéve, ha ezt a vállalat írásban kifejezetten engedélyezi.
Adatvédelmi szempontú jogi korlátozások: közérthetően meg kell fogalmazni egy olyan szabályt, amely kimondja, hogy az alkalmazottnak nincs joga adatvédelmi szempontból korlátozni a hozzáférést az olyan információkhoz, amiket a vállalat informatikai eszközein vagy azokon keresztül ő maga kapott, készített, letöltött, megszerzett, megtekintett, eltárolt, vagy bármely más módon elért. Emlékeztetni kell a munkavállalókat, hogy a vállalat tulajdonát képezi a munkavállaló által a vállalat hardverein, szoftverein található és valaha előállított minden fájl és adat, valamint, hogy a vállalatnak bármikor joga van ezeket a fájlokat és adatokat áttekinteni – a munkavállaló előzetes beleegyezése nélkül.
Fel kell készülni a peres eljárásokra: a vállalatnak fel kell készülnie az olyan esetekre, amelyek rendezése már csak peres eljárás útján történhet meg. Ki kell találni azokat az eljárásokat, technikákat, amivel biztosítható, hogy a dinamikusan változó közösségi média oldalakon lévő adatok milyen módon menthetők le, biztosíthatók egy esetleges jogvita esetén. (Pl. értesíteni kell az adott közösségi médiumot, hogy mentse el a szükséges adatokat.)
Szankciók, fegyelemi eljárások: meg kell értetni a dolgozókkal, hogy a vállalati közösségi média szabályzat bármilyen módon történő megsértése fegyelmi eljárást vonhat maga után és akár a munkavállaló elbocsátását is eredményezheti. Fontos a szabályzat egységes alkalmazása és az alkalmazáshoz szükséges technikai eszközök és a humán erőforrás(ok) biztosítása. Időnként ellenőrizni kell a szabályzat betartását.
Módosítás: fenn kell tartani a jogot arra, hogy módosítható, hatályon kívül helyezhető, vagy más szabályzattal helyettesíthető legyen a teljes szabályzat vagy annak bármely része. Meghatározott időnként ellenőrizni kell, hogy az érvényben lévő szabályzat még mindig megfelel-e a kitűzött céloknak. Jelezzük, hogy az esetleges módosításokról tájékoztatjuk a munkavállalókat.
Nincsenek megjegyzések:
Megjegyzés küldése